檔案數字化工作是組織系統信息化建設的重要內容，不僅能提高檔案利用效率、保護紙質檔案，也為紙質檔案增設了“監控器”。2016年以來，澄合礦業銷售分公司按照檔案數智化管理要求，不斷加快推進檔案數字化建設工作。截至目前，已全面達到檔案管理標準化、科學化、信息化水平，并連續多年獲得礦業公司檔案數字化先進單位榮譽。

完善制度，提高執行力

該公司制定完善了《檔案數字化建設工作方案》和跟蹤督導制度，成立了檔案數字化建設工作小組，建成檔案信息管理平臺，并實現與0A辦公自動化系統進行單點登錄、用戶同步及借閱流程審批的集成，檔案借閱完全實現網上辦理。自檔案信息管理平臺投入使用以來，檔案室整理歸檔各類檔案1020卷、3690件，歸檔率、完整率和準確率達到100%，檔案借閱的便利性，贏得了廣大干部職工的一致認可和好評。

“對時間久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。另外，通過對檔案的數字化處理，也防止了部分檔案被篡改的行為。”綜合辦公室專職檔案員楊帆介紹說，通過公司內網，職工可以隨時隨地進行檔案檢索、借閱，不僅提高了效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

配齊硬件，強化保障

該公司積極爭取專項資金，利用原有辦公場所，為檔案管理數字化掃描工作購置了電腦、掃描儀、打印機，加裝了數字化檔案管理信息系統、操作系統，滿足了數字化掃描工作需要，確保檔案管理安全無憂。

在此基礎上，對室藏檔案進行了數字化掃描加工處理，并在檔案系統進行了全文拼接。通過平臺對電子文件完成自動編目、裝盒或組卷、查重、斷號檢查、插入、打回、合并、拆分等工作，數字化的檔案信息通過公司內網實現異地的遠程利用，使查閱利用變得更為方便快捷。檔案利用方式也由原來的調閱紙質檔案，變為數字化掃描加工后的數字化檔案，最大程度保護了紙質檔案不受損壞，徹底改變了傳統載體檔案管理和利用方式，節約了大量的人力物力。

組織培訓，提升服務

為進一步推動公司檔案管理的服務質量和管理人員的業務水平，公司邀請專業人員為檔案管理員進行檔案專業知識和法律法規的業務培訓，并對公司智慧數字檔案管理平臺的使用、業務定制、系統管理、權限管理、流程定制等相關內容進行詳細的講解和實操，檔案管理員對檔案管理從理性認知到實際操作都有了明顯提高。

同時，要求現場工作人員嚴格遵守工作時間、保密規定、操作程序、工作環境、安全管理等的相關規定，確保檔案數字化工作安全不出問題；嚴禁帶有攝像頭的手機和U盤等有存儲功能的電子設備進入現場，確保掃描工作安全有序開展；嚴格整理、錄入、掃描、圖像處理、質檢、裝訂等重點環節，確保全文識別清晰無誤、檢索錄入信息完整、系統格式兼容，保障檔案實體和信息安全。

該公司通過檔案管理方式的數字化轉型，打造了高標準的整體智治、高效協同、主動服務、安全可控的智慧檔案工作體系，實現了紙質檔案與電子檔案的“雙檔制”，真正實現了查詢快捷、數據安全的管理目標，助力企業轉型和創新發展邁向新臺階。（郭蓓心）